Il nuovo "Model Office" nell'era post-Covid

Questo mese la rivista online di OfficeLayout ha pubblicato un articolo sugli uffici ibridi in Maticmind, lasciando la parola a Marco Robbiani, business developer dell'azienda.
Qui sotto l'articolo.

I fattori chiave della nuova progettualità

Da cosa dipende il successo del nuovo modello di ufficio ibrido?
Secondo Maticmind, System Integrator italiano con competenze  specialistiche in tutte le aree dell’Information & Communication Technology, il superamento delle sfide poste in essere dalla diffusione di un nuovo modo di lavorare dipende da cinque fattori imprescindibili. Innanzitutto, il lavoro ibrido deve essere supportato da una grande flessibilità dei work style, declinata sia a livello organizzativo, sia nell’ambiente lavorativo. Altro elemento chiave è l’inclusività perché, se viene data la possibilità di partecipare al lavoro da luoghi diversi, nessuno deve sentirsi escluso, anche quando si lavora o si partecipa a un meeting da remoto. Gli spazi di lavoro ibrido devono poi abilitare la sicurezza fisica delle persone e creare empatia migliorando l’employer experience. Infine, l’infrastruttura tecnologica deve essere semplice da utilizzare e da gestire, non devono cioè esserci barriere alla fruibilità della stessa e complessità che ne possono compromettere le funzionalità.

La tecnologia come fattore abilitante, ma a precise condizioni

Le tecnologie rappresentano uno dei pilastri portanti dell’ufficio ibrido, fondamentale dunque, per il raggiungimento degli obiettivi di progetto, definire un corretto percorso di scelta e implementazione in relazione al contesto applicativo e tenendo conto delle evoluzioni in atto nel settore ICT. Come racconta Marco Robbiani, business developer di Maticmind: “Negli ultimi anni c’è stato un importante processo di convergenza che ha portato a non ragionare più per ambiti distinti – con soluzioni specifiche per telefonia,
videocomunicazione e collaborazione – in quanto le diverse funzioni di comunicazione sono state fatte convergere su un’unica piattaforma con un’ottimizzazione delle funzionalità, dei costi e, soprattutto, con una grande flessibilità d’uso.
Un secondo grande passo è stato compiuto con la migrazione delle soluzioni applicative sul cloud che ha portato da un lato a semplificare la gestione dei sistemi e, dall’altro, ha permesso agli utenti finali di avere applicazioni sempre aggiornate e utilizzabili indipendentemente dal luogo di lavoro.
Infine, assume un peso crescente l’intelligenza artificiale che, sempre più legata alle tematiche del metaverso, rivoluzionerà il nostro modo di lavorare e di vivere”.
Da queste considerazioni discende la vision di Maticmind per la definizione di un corretto percorso di digital transformation.
Il primo step attiene alla creazione di un unico ambiente applicativo per la comunicazione real time, perché pensare ad ambienti diversificati significa compromettere la produttività e creare criticità nella gestione dei sistemi – chiarisce Marco Robbiani –. In seconda istanza, tenuto conto che la comunicazione aziendale non si basa unicamente sulle relazioni tra le persone, ma ha tutta una serie di declinazioni, è necessario predisporre un’unica suite che permetta di gestire le attività social, la creazione di eventi, l’interattività tra le persone e le informazioni, sempre più multimediali.
Tutto ciò prevedendo funzionalità che, anche in eventi digitali, permettano di creare empatia ed engagement come avviene quando ci si incontra di persona.
Ufficio ibrido significa poi abilitare il lavoro da ogni spazio, calando la tecnologia in relazione al contesto da cui si è operativi, sia esso l’home office, una scrivania condivisa o una meeting room.
Ciò significa avvalersi di app integrate che permettano all’utente di  gestire in autonomia l’operatività nei diversi contesti, senza dover ricorrere ad ambienti applicativi diversi”.

Space Management

La gestione degli spazi è una voce fondamentale su cui far leva per consentire l’effettiva flessibilità, che è caratteristica implicita del lavoro ibrido. Si tratta inoltre di uno strumento utile a migliorare l’engagement, assicurando la possibilità di personalizzare la propria esperienza in ufficio.
Sono quattro le aree di intervento per un approccio corretto allo space management – spiega Robbiani –. In primo luogo, è necessario avvalersi di tecnologie che permettono di gestire funzionalità attinenti alle tematiche di placeholder. Necessarie cioè a organizzare, in modo rapido e intuitivo, la propria presenza in ufficio. La tecnologia scelta per supportare queste funzionalità deve essere wireless, basata sull’utilizzo di batterie, per permettere la gestione non solo della singola postazione, ma di una moltitudine di spazi, in un’ottica di campus.
La parte di room booking management deve far proprio il concetto di usabilità, basandosi su app integrate con i sistemi di posta elettronica e di custom application, per permettere procedure veloci di accesso ai servizi e per facilitare la gestione degli spazi lato facility management e real estate.
La tecnologia supporta anche tutti i concetti di safety space, garantendo un accesso ordinato alle aree comuni.
Infine, il focus sul benessere delle persone obbliga a un continuo monitoraggio degli spazi con una sensoristica che permette di raccogliere informazioni sulla popolosità degli spazi e sulla qualità dei parametri ambientali (qualità dell’aria, temperatura, umidità, …).
Tutto questo porta a un concetto ampio di smart building, che copre le aree di office occupancy, desk utilization, digital signage, wayfinding, monitoring”.

Il valore del system integrator

Maticmind accompagna le aziende verso un percorso di abilitazione all’ufficio ibrido, attingendo a vasto portafoglio di prodotti e servizi, strutturati per abilitare nuove funzionalità nelle aree della collaborazione, dello space management e visual and interactive device.
In qualità di system integrator la vision dell’azienda va oltre il prodotto, per offrire servizi avanzati di consulenza e progettazione con l’obiettivo di guidare il cliente verso il corretto percorso.
I servizi offerti partono dall’ascolto delle esigenze del cliente per suppor tarlo nella corretta scelta valutando il ritorno dell’investimento, la sostenibilità nel breve e medio periodo e l’impatto sul business dell’azienda.
Abbiamo numerosi vendor a portafoglio che ci permettono di scegliere il giusto prodotto in relazione agli obiettivi che il cliente vuole raggiungere e al tipo di applicazione richiesta: hybrid work significa infatti organizzare dotazioni tecnologiche per l’home working, per sale training non pensate per attività online, sale executive e shared desk.
Crediamo che, per semplificare le scelte e favorire l’orientamento nella vasta offerta di tecnologie, sia fondamentale far vivere delle esperienze in un ambiente che permetta di sperimentare in prima persona le funzionalità delle diverse innovazioni. Per questo motivo è stato fatto un investimento importante, curato dal team Project management di Safety&Facility di Maticmind, per la realizzazione, presso la nostra sede di Milano, di uffici innovativi in linea con le rinnovate modalità di lavoro e di un Innovation Center che si aggiunge a uno spazio simile presente da diversi anni negli uffici di Modena”.